Politique de confidentialité

Dernière date de mise à jour : le 13 mai 2025

Politique en matière de protection des renseignements personnels

Solusec inc. et ses membres (ci-après « SOLUSEC » ou « nous ») reconnaissent l’importance de la protection de vos renseignements personnels et c’est pourquoi nous faisons preuve de transparence avec vous.

La présente politique a été préparée dans le but d’affirmer et de faire état de notre engagement à protéger l’exactitude et la sécurité de vos renseignements personnels, ainsi que de vous informer de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation, la communication, le traitement et la divulgation des renseignements personnels que vous fournissez à SOLUSEC, le tout conformément aux lois en vigueur.

En utilisant notre site Internet, vous acceptez que vos renseignements personnels puissent être recueillis, utilisés, conservé ou traités dans le respect des conditions et des mesures de sécurité décrites aux présentes. Si vous n’acceptez pas d’être lié par la présente politique, vous ne devez pas visiter, utiliser ou accéder à notre site Internet.

1. RESPONSABILITÉ

SOLUSEC reconnait être responsable des renseignements personnels sous notre gestion et c’est pourquoi nous avons créé la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après « RPRP ») au sein de notre entreprise.

À cette fin, le responsable de la protection des renseignements personnels doit s’assurer que SOLUSEC répondre à la présente politique et aux lois applicables. Le RPRP est également responsable des procédures administratives pertinentes pour protéger les renseignements personnels de ses clients, de la réception des plaintes et de leur suivi dans les meilleurs délais.

Si vous avez des questions concernant la présente politique, si vous désirez discuter avec la personne désignée ou si vous souhaitez accéder ou rectifier les renseignements personnels vous concernant, nous vous invitons à communiquer avec le RPRP aux coordonnées suivantes :

Coordonnées :

Nom : Jean Leclair, responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après le « Responsable »)

Numéro de téléphone : (514) 332-1111 

Adresse courriel : info@solusec.ca

2. DROITS D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION

En vertu des lois en vigueur, vous détenez des droits d’accès de rectification de vos renseignements personnels.

Sachez que vous pouvez en tout temps contacter le Responsable dans le but d’accéder à une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, sous réserve des lois en vigueur.

Sur demande, vous pouvez être informé des renseignements personnels recueillis auprès de vous, des catégories de personnes qui ont accès à vos renseignements chez SOLUSEC et de la durée de conservation de ces renseignements.

Vous pouvez, en outre, demander de rectifier ou de mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet dans la mesure où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques selon la même procédure.

Le Responsable répondra à vos demandes avec diligence dans un délai de 30 jours de leur réception.

Nous ne considérerons que les demandes d’accès et de rectification faites par écrit par une personne justifiant son identité à titre de personne concernée. SOLUSEC se réserve le droit de refuser vos demandes ou de demander des précisions, le tout conformément aux lois applicables en matière de renseignements personnels.

L’accès aux renseignements personnels est gratuit. Cependant, des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels selon l’ampleur de votre demande.

3. PROCÉDURE DE PLAINTES À L’ÉGARD DU NON-RESPECT DES PRINCIPES

Dans l’éventualité où vous auriez une plainte à formuler à l’encontre de nos méthodes, de nos pratiques ou quant au non-respect de l’application de la présente politique, vous pouvez l’adresser au Responsable, par écrit, à l’adresse suivante : info@solusec.ca.

Le Responsable s’assurera de traiter votre plainte dans les meilleurs délais et d’apporter les correctifs nécessaires dans le cas où votre plainte serait acceptée.

Si vous êtes insatisfait avec le traitement de votre plainte, vous pouvez vous adresser directement à la Commission d’accès à l’information du Québec.

4. DÉTERMINATION DES MOYENS ET DES FINS DE COLLECTE, D’UTILISATION ET DE COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’objectif de la gestion de vos renseignements personnels est de vous offrir la meilleure expérience possible au sein de SOLUSEC.

Les renseignements personnels sont recueillis par SOLUSEC selon les moyens suivants :

Lors de votre utilisation de notre site Internet ou par le moyen de fichiers témoins (« cookies ») ou de balises web ;

Lors de la transmission volontaire de renseignements personnels à un employé ou un représentant de SOLUSEC, directement ou par le biais de formulaire en version papier ou en version électronique ;

Lorsque vous remplissez un formulaire de contact pour les ressources humaines ou d’identification via le formulaire de soumission sur notre site Internet ;

Par nos équipements de surveillance ou un membre de notre équipe lors d’une visite à nos bureaux ou sur chantier;

Lors de votre abonnement à une infolettre ;

Lors de votre participation à des événements de SOLUSEC ;

Il est possible que SOLUSEC vous joigne directement par le biais de divers moyens de communication, tels que par la poste, par téléphone ou par courriel, et ce, pour les fins décrites dans la présente politique.

Les renseignements personnels sont recueillis par SOLUSEC aux fins suivantes :

Développer et entretenir des relations commerciales avec vous, en évaluer leur état et administrer les services vous étant offerts ;

Ouvrir un compte client à votre nom et maintenir à jour vos coordonnées ;

Améliorer nos produits et nos services dans le but d’offrir une expérience client distinctive ;

Dans le cadre de votre utilisation ou consultation de notre site Internet, sauvegarder vos préférences et/ou émettre des notifications pour vous tenir informer ;

Répondre à vos questions concernant votre dossier avec nous ou vos états de compte et factures ;

Dans le but d’émettre des factures, traiter les paiements dans votre dossier et dans le cadre de l’administration générale de votre dossier au sein de SOLUSEC ;

Répondre aux exigences de la loi en matière de protection des renseignements personnels ;

Développer et promouvoir nos services ;

Communiquer, par tout moyen de communication, nos publications ou nos invitations visant à vous transmettre des informations pertinentes ou à vous tenir à jour de nos activités ;

À des fins de recrutement au sein de SOLUSEC ;

Assurer la gestion et la comptabilité de SOLUSEC ;

Dans un but de gestion des systèmes d’administration et des bases de données ;

Lors de votre interaction avec nos réseaux sociaux, notamment par le biais de commentaires, afin de vérifier l’engagement de nos clients actuels ou potentiels ;

Dans le but de veiller à la protection de biens qui sont sous notre responsabilité ;

Afin d’effectuer des suivis périodiques auprès de vous pour vérifier votre satisfaction à l’égard de nos services ;

À des fins de promotion et de développement des outils de SOLUSEC, en générant des données statistiques dépersonnalisées se basant sur les renseignements personnels de nos clients ;

Pour répondre à des demandes de renseignement sur notre site Internet ;

Pour des fins d’évaluation de performance, de supervision, d’exploitation, de maintien de notre site Internet ;

Pour permettre l’identification des lois auxquels sont soumis les utilisateurs de notre site Internet ;

Dans un but de détection et de préventions des menaces, des spams, des fraudes, des incidents de sécurité ou de toute autre activité pouvant causer un préjudice ;

À des fins de gestion du risque ;

À des fins de gestion et d’administration de vos biens, de vos services ou de vos produits ;

Obtenir votre opinion sur nos produits ou nos services ;

Évaluer votre admissibilité à nos produits ou à nos services ;

Pour toutes les autres raisons permises ou requises par la loi ou nos activités ;

SOLUSEC ne communique pas ou n’utilise pas les renseignements personnels pour d’autres fins que celles énumérées, sauf dans les cas requis et permis par la loi ou avec votre consentement.

Lorsque la fin à laquelle un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé est accomplie, nous détruisons ou les rendons anonymes pour l’utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve d’un délai de conservation prévu par les lois applicables.

5. CONSENTEMENT

D’emblée, SOLUSEC détermine, avant la collecte, les fins du recueil des renseignements personnels. Vos renseignements personnels seront utilisés conformément au consentement que vous nous donnez.

Dans la mesure où SOLUSEC veut procéder à la l’utilisation, la collecte ou la communication de renseignements pour d’autres fins que celles prévues, SOLUSEC s’engage à obtenir votre consentement préalable, sauf dans les cas exclus par les lois en vigueur. SOLUSEC s’engage à limiter la collection de vos renseignements personnels à ce qui est nécessaire seulement pour les fins identifiées.

Un renseignement personnel peut être utilisé dans un autre but, sans le consentement de la personne concernée, dans les cas suivants :

Pour son utilisation à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueillis ;

Pour son utilisation manifeste au bénéfice de la personne concernée ;

Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche, de production statistique et qu’il est dépersonnalisé ;

Nous utilisons un système de fichiers témoins sur notre site Internet qui peut recueillir automatiquement certains renseignements d’identification et de localisation dès la connexion d’un utilisateur. Le but est d’améliorer votre expérience utilisateur sur notre site Internet. Il est possible de gérer vos préférences quant aux opérations que vous autorisez ou refusez directement sur notre site Internet.

SOLUSEC devra requérir votre consentement, par écrit, en cas de nécessité de collecter et d’utiliser unn ou des renseignements personnels sensibles vous concernant. Un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsqu’il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, comme un renseignement médical, biométrique ou autrement intime.

SOLUSEC n’utilise pas sciemment les renseignements personnels des citoyens âgés de 14 ans et moins. En vertu des lois en vigueur, le consentement exprès des parents ou du tuteur est requis pour que nous puissions collecter ou utiliser leurs renseignements personnels. Vous pouvez contacter le Responsable pour demander de supprimer les renseignements personnels de toute personne de 14 ans et moins qui auraient été transmis sans votre consentement. Pour ce faire, vous devez contacter Jean Leclair, Responsable à l’adresse suivante : info@solusec.ca.

Sachez que vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à l’utilisation, la communication et la divulgation de vos renseignements personnels. Conséquemment, il sera possible que ce retrait limite ou modifie votre accès, de même que votre utilisation de notre site Internet. Pour ce faire, vous devez contacter Jean Leclair, Responsable à l’adresse suivante : info@solusec.ca.

6. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

SOLUSEC utilise principalement les renseignements personnels pour des fins internes. Or, il est possible que SOLUSEC partage des renseignements personnels avec ses fournisseurs de services, ses partenaires ou à toute personne qui traite les données conformément aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies.

Dans de tels cas, nous ne fournissons uniquement que les renseignements personnels qui peuvent être nécessaires dans la réalisation de leur contrat de services ou de leur mandat. En tout temps, les tiers sont tenus de respecter les principes prévus dans la présente politique. Ainsi, ils doivent utiliser les renseignements personnels dans les limites du contrat de service ou du mandat donné par SOLUSEC. En cas de violation à la confidentialité des renseignements personnels communiqués, les tiers devront aviser le Responsable sans délai.

SOLUSEC peut également communiquer confidentiellement des renseignements personnels à une société en lien avec les obligations professionnelles et l’exercice de la profession.

De plus, il est possible que SOLUSEC transmettre des renseignements personnels pour répondre aux demandes des autorités gouvernementales et publiques, à des fins judiciaires ou d’enquête, lorsque requis par ordre des tribunaux, en matière de recouvrement de créances, dans le cadre d’une transaction commerciale, en cas d’urgence ou en toute autre circonstance nécessaire ou prévue par la loi.

Dans l’éventualité où l’une des entités ci-énumérées se trouve à l’extérieur de la province du Québec, SOLUSEC s’engage à effectuer une évaluation préalable des facteurs relatifs à la vie privée avant de lui communiquer des renseignements personnels. La communication ne sera effectuée que dans les cas où l’entité démontre que le renseignement transmis bénéficierait du même niveau de protection que prévu par les lois et règlements québécois sur les renseignements personnels. Il en est de même si l’entité a la tâche de recueillir, de communiquer ou de conserver des renseignements personnels pour son compte.

7. MESURES MISES EN PLACE EN CAS D’INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Un incident de confidentialité s’entend de tout accès, utilisation, communication, perte ou toute autre atteinte d’un renseignement personnel contrevenant aux lois sur les renseignements personnels.

Soyez sans crainte que nous prenons toutes les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un que des incidents ne se produisent et qu’un préjudice vous soit causé. Nos paramètres de sécurité par défaut assurent le plus haut niveau de confidentialité.

Bien que nous prenions toutes les mesures de protection nécessaires, en cas d’incident de confidentialité concernant vos renseignements personnels, vous serez avisés dès lors que cet incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, le tout, dans le respect et les limites des lois applicables.

L’évaluation du risque de préjudice est basée sur des facteurs tels que la sensibilité du renseignement concerné, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.

Tous les incidents de confidentialité sont colligés dans un registre des incidents tenu par SOLUSEC.

8. MISE À JOUR

SOLUSEC se réserve le droit d’apporter des modifications à la présente politique, le tout, dans le respect des lois applicables.

SOLUSEC s’engage à vous tenir informé de toute mise à jour apportée à la présente politique en vous indiquant la dernière date de mise à jour au haut de la présente politique.

SOLUSEC vous incite à consulter la présente politique périodiquement pour être informé de la manière dont nous protégeons vos renseignements personnels.

Le cas échéant, votre utilisation du site Internet de SOLUSEC après une modification de la présente politique indique que vous acceptez d’être soumis aux changements apportés.